お財布の中に入れていたレシートの印字が見えなくなっていたことはありませんか？今回は、せっかくもらった領収書の文字が消えてしまって経費として認めてもらえなかったという事が起きないようにしましょうというお話です。
特に、感熱紙のレシートや領収書は注意が必要で、どんなに保管方法に気をつけていても、時間が経過すると、印字が薄くなり文字が消えてしまいます。タイは日本よりそのスピードが若干早いです。１年もすると印字が完全に無ります。用紙も劣化が早くボロボロになりやすいです。
文字が消えた保管中の領収書は、効力が無くなり、ただの紙と同じです。社内の会計証憑として、さらに、税務調査などで否認される可能性があります。訴訟などの際にも、他の方法で支払の事実を立証する必要があり手間となります。
一番簡単な対策は、コピーを取ることです。データにて保存しておくのも良いでしょう。日本では、領収書のコピーをわざわざ取る習慣はないかもしれませんが、コピーをとって原紙と一緒に保管しておくのがベストです。すでに御社の経理担当者が毎回コピーをとってくれているかもしれません。
他の対策もいくつかあります。感熱紙の代わりに手書きの領収書をもらう、領収書は密閉型のファイルに保管する、印字面を内側に2つ折りする、などです。
また、領収書は印字が鮮明であることに加え、その使用明細、使用用途もわかると尚良いです。例えば、同じ飲食店の領収書も社員向けかそれとも取引先のお客様との会食かによって、会計や税法上での扱いや処理方法が異なりますので、使用明細があると後で領収書を見返した時に、正しい処理がなされているか一目でわかります。
領収書は、経費精算の為だけでなく、会計証憑として保管の義務がある大切な書類です。コピーなどバックアップを取っておきましょう。